Karta przepływu procesu biznesowego - przykład

Często schemat blokowy procesu biznesowego jest zbyt ogólny i nie sposób na jego podstawie zaproponować środków ulepszenia procesu. Potrzebny jest bardziej szczegółowy opis, którego dostarcza karta przepływu procesu.

Przypadek

Jest to dalszy ciąg analizy przypadku, dla którego sporządzono schemat blokowy procesu. Karta przepływu procesu (ang. flowchart) przedstawiona jest na rysunku poniżej.

Główny cel tej analizy to sprawdzenie możliwości skrócenia procesu konsultacji, który trwa ok. 10 dni. Dodatkowo postanowiono nieco głębiej rozpoznać przyczyny nieskuteczności opinii konsultantów, przejawiającej się w tym, że niezależnie od ich opinii ostateczną decyzję podejmował Kierownik Wydziału Produkcyjnego. Przypuszczano bowiem, że przyczyny obu wad procesu mogą być wspólne albo powiązane.

Ilustracja

Karta przepływu procesu potwierdzania zamówień

UWAGI

1. Proces pobiera dokument, który jest kopią zamówienia z dołączonym do niego plikiem papieru na opinie konsultantów. Nie było więc potrzeby umieszczania w obrębie procesu żadnego symbolu przedstawiającego ten dokument, który jest tylko uzupełniany opiniami.
2. Symbole przedstawiające elementy procesu łączono liniami, a nie strzałkami, gdyż z góry wiadomo, w którym kierunku biegnie proces.
3. Zgodnie z ustaleniami analizy wstępnej nie rozpatrywano zagadnienia KTO konkretnie emituje dokumenty produkowane przez proces. Zaznaczono to oddzielając obszar wykonawcy tych czynności liniami kropkowanymi, a nie kreskowanymi.

Wnioski:

1. Na karcie przepływu procesu ujawniono błędy organizacji procesu. Pierwszy z nich jest widoczny na pierwszy rzut oka: linie biegnące od liter T ("tak") i N ("nie") spotykają się. Postawiono hipotezę, że kryteria profesjonalne konsultantów są niewłaściwe bądź niewystarczające, aby spowodować właściwą reakcję. Drugi błąd, to sekwencyjna praca konsultantów, która jest przyczyną nadmiernie długiego czasu procesu.
2. Mimo, że rozwiązania obu problemów wydają się oczywiste, w praktyce wymagały eksperymentowania.