Seiri w zespole

Praktyki 5S rozpoczynają się od SEIRI - oddzielenia rzeczy niepotrzebnych i usunięcia ich. Artykuł przedstawia metodykę wdrażania SEIRI w zespole, pod kierunkiem lidera zespołu lub konsultanta wewnętrznego.

Korzyści:

• Więcej miejsca wolnego od bałaganu
• Ułatwienie pracy
• Skrócenie czasu poszukiwania rzeczy potrzebnych
• Poprawa bezpieczeństwa

Od czego zacząć?

Powiedzieliśmy, że praktyki 5S to zorganizowany i systematyczny program. Zatem nauczmy się praktykować je w sposób systematyczny, aby nie zrobić sobie większego bałaganu, niż mamy.

Nasze pierwsze ZADANIE: Ustalić, co to znaczy rzecz niepotrzebna

Ustalimy to w dyskusji.

Aby nie tracić zbyt wiele czasu wybierzmy osobę, która poprowadzi dyskusję sprawnie i w krótkim czasie, np. pół godziny. Może przydać się też sekretarz, który zapisze wnioski i ustalenia z dyskusji.

W większości wypadków od razu wiadomo, co nie jest nam potrzebne. Na przykład śmieci czy odpadki. Ale są także przedmioty, które gromadziliśmy, o których myślimy, że „mogą się przydać”, albo takie, które „zdobyliśmy” niedawno, więc niełatwo od razu się ich pozbyć. Nie ma obawy – nie utracimy ich!

Zacznijmy od zagadnień najłatwiejszych. Oceńmy, których przedmiotów nie używaliśmy od dawna, na przykład od pół roku, czy od miesiąca. Ustalmy

KRYTERIUM 1: Rzeczy niepotrzebne na stanowisku pracy to przedmioty używane rzadziej niż raz na miesiąc (pół roku itp.)

Rozpatrzmy przedmioty trzymane „na wszelki wypadek”, czyli dlatego, że czasem ich brakuje. Podzielmy je na grupy, np. materiały uzupełniające, normalia (nakrętki, podkładki itp.), przyrządy,... Spytajmy: jak często ich brakuje? Jak często brakuje – dajmy na to - nakrętek? Ustalimy więc następne

KRYTERIUM 2: Rzeczy niepotrzebne na stanowisku pracy to nakrętki i inne normalia, których brakuje rzadziej niż raz na trzy miesiące (rok itp.)

I tak po kolei ustalmy kryteria „niepotrzebności” dla wszystkich grup przedmiotów.

W biurach także mamy wiele rzeczy niepotrzebnych, na przykład zbyt wiele kopii dokumentów zalegających w szafach, projekty pism zapisane na dyskach komputerów, od dawna nieużywane drobne materiały (np. wypisane długopisy, które jeszcze „mogą się przydać”). Rozpoczynając praktyki 5S w biurze także ustalmy kryteria, które zastosujemy, aby zidentyfikować wszystkie rzeczy niepotrzebne.

Ustalanie kryteriów „nieporządku” prawie od razu wzbudza w nas wątpliwości. Czy w ogóle jest o czym mówić, czy rzeczy niepotrzebne na pewno stanowią problem? A jeśli tak, to co z nimi zrobimy; przecież nie będziemy wszystkiego wyrzucać? Nadszedł właściwy moment, aby zastosować ważną zasadę, obowiązującą w każdym programie poprawy jakości:

Najpierw spójrz na fakty i liczby

Weźmy ze sobą notatki z dyskusji i pójdźmy obejrzeć stanowiska pracy oraz ich otoczenie. Będzie to nasza pierwsza

INSPEKCJA 5S.

Inspekcję przeprowadzimy systematycznie, miejsce po miejscu. Spójrzmy na drogę, którą idziemy, korytarz, pomieszczenie – czy nie stoją tu niepotrzebne pojemniki, regały i szafy, wózki? Czy droga transportowa jest zupełnie wolna, nie ma na niej przeszkód?

Szczególną uwagę zwróćmy na stanowiska robocze, zaczynając od blatów stołów i biurek, szafek itd. Czy wszystkie rzeczy na nich leżące są potrzebne? Czy nie ma niepotrzebnych rzeczy za szafką, pod blatem, w środku? A sterty dokumentów w regałach i szafach, na niektórych biurkach – kiedy ostatnio do nich zaglądano? Dawno przeczytane gazety? Czy ten przyrząd, narzędzie, materiał jest tu rzeczywiście potrzebny? Spójrzmy dookoła i poszukajmy rzeczy od dawna nieużywanych. Spójrzmy w górę – tam też mogą być dawno wyłączone instalacje i urządzenia... Nie spieszmy się. Wszystkie uwagi musimy trafnie wyrazić i zapisać. Notatki będą nam potrzebne do ukończenia zadania.

Wskazówka: Sfotografujmy stanowiska pracy. Co jakiś czas będziemy fotografować je z tych samych miejsc, aby móc porównać i ocenić postęp w porządkowaniu ich.

Kończymy pierwsze ZADANIE . Co trzeba zrobić?

• Sprawdzić, czy nasze KRYTERIA „niepotrzebności” są właściwe. Czy obejmują wszystkie rodzaje przedmiotów? Może podczas dyskusji zapomnieliśmy o przedmiotach wielkich i ciężkich? Dopiszmy je. Może trzeba niektóry grupy jeszcze bardziej podzielić, np. materiały na zapasy zbędne, złom i odpady, zapasy trzymane „na wszelki wypadek”, a narzędzia i przyrządy na zużyte, zepsute i zbędne?
• Uporządkować wnioski. Wypisać miejsca, w których jest najwięcej rzeczy niepotrzebnych. Zrobić zestawienie: ile jest niepotrzebnych rzeczy o dużych wymiarach, ciężkich, wymagających demontażu...

Nasze drugie ZADANIE: Ustalić pierwszy cel, jaki chcemy osiągnąć

Najczęściej pierwszym celem pierwszego „S” jest „uwolnienie stanowisk pracy od rzeczy niepotrzebnych”. Przypomnijmy sobie, jakich korzyści przy tym oczekujemy: więcej miejsca wolnego od bałaganu, ułatwienia pracy, poprawy bezpieczeństwa itd.

Przez chwilę jednak pomyślmy, czy w naszym konkretnym przypadku jest to dobry cel. Zdarzają się bowiem wyjątki. Gdy niepotrzebne rzeczy stwarzają duże niebezpieczeństwa, lepiej postawić cel: „poprawić bezpieczeństwo pracy”. Czasem dużo niepotrzebnych rzeczy zakłóca pracę i powoduje dużo pomyłek; wtedy lepiej będzie skoncentrować się na eliminacji pomyłek. Natomiast gdy niepotrzebnych rzeczy jest bardzo dużo albo są kosztowne, wówczas lepiej zacząć od niektórych tylko, na przykład od materiałów czy przyrządów, stawiając cel: „skończyć z chomikowaniem”. Poza tym po inspekcji mamy już rozeznanie, czy problem rzeczy niepotrzebnych jest duży czy mały.

Nasze trzecie ZADANIE: Zaplanować „swoje miejsce” dla rzeczy niepotrzebnych

Pozbywanie się rzeczy niepotrzebnych musi być systematyczne. Tylko niektóre z nich wyrzucamy; pozostałe trzeba umieścić na „swoim miejscu”. To tak jak w domu – nożyczki powinny zawsze leżeć na ”swoim miejscu”, na przykład w lewej szufladzie w kuchni. Gdy ich tam nie ma, awanturujemy się z powodu bałaganu.

Niektórych rzeczy teraz niepotrzebnych będziemy potrzebowali już niedługo, na przykład za tydzień czy przyszłym miesiącu. Ustalmy, gdzie będziemy je składowali. Może na pólkach regału, po opróżnieniu ich z odpadów i zapasów zbędnych? Może trzeba wyznaczyć powierzchnię magazynową na palety na podłodze hali? W razie potrzeby poprośmy kierownika o pomoc.

Ważne jest, aby nikt nie ukrywał rzeczy niepotrzebnych. Na pewno znajdą swoje miejsce i nie ma niebezpieczeństwa, że je utraci.

Rzeczy niepotrzebne będziemy umieszczać na „swoim miejscu” stopniowo, zaplanujmy całą akcję na 1-2 miesięcy. Po dłuższym czasie, na przykład po trzech kwartałach powtórzymy ją.

Technika czerwonych kartek

Stosując technikę czerwonych kartek „wymuszamy” sukces, czyli wyraźną poprawę na swoich stanowiskach pracy i w ich otoczeniu. Oznaczenie rzeczy niepotrzebnych za pomocą czerwonych kartek pozwala wyraźnie widzieć, które przedmioty trzeba wyeliminować (wyrzucić, sprzedać na złom) albo umieścić „na swoim miejscu”. Oto przykład procedury stosowania techniki czerwonych kartek.

Uczestnicy

operatorzy, kierownicy, magazynierzy

Okres

1-2 miesięcy

Przedmioty:

Zapasy

materiały i surowce, części, wyroby

Wyposażenie

maszyny, urządzenia, przyrządy uchwyty i narzędzia, formy, wózki, biurka

Powierzchnie

podłoga, półki, magazyn

Norma (standard):

Z KARTKĄ –- przedmioty, które nie będą używane w ciągu najbliższego miesiąca.

BEZ KARTKI –- przedmioty, których będziemy używać w ciągu najbliższego miesiąca.

Można zaplanować warianty normy, zależnie od konkretnych okoliczności, np.:

• w ciągu dwóch najbliższych tygodni uporządkujemy zapasy (norma: Z KARTKĄ zbędne, BEZ KARTKI potrzebne do bieżącej produkcji)
• przez następne dwa tygodnie uporządkujemy narzędzia (norma: Z KARTKĄ zużyte, popsute i niepotrzebne, BEZ KARTKI sprawne i potrzebne na co dzień)
• przez następny miesiąc usuwać będziemy wyłączone maszyny, zbędne wózki, pojemniki itd.

Istotny punkt normy

Kartki powinny być umieszczone tak, aby łatwo było na pierwszy rzut oka dostrzec wszystkie rzeczy niepotrzebne.

Zasady postępowania:

• Kartki powinny być duże (A4 lub A5)
• Kartki powinna umieszczać INNA osoba niż zainteresowana, dokładnie i bezwzględnie!
• Nie słuchać tłumaczeń i wykrętów!
• W razie wątpliwości – kartkę umieścić
• Liczba kartek świadczy o dokładności sprawdzania, a nie o błędach
• Nigdy nie oznaczaj kartką człowieka, nawet jeśli uważasz, że jest niepotrzebny!

Wzór czerwonej kartki

Jeśli przewidujemy, że kartki będą przydatne przez dłuższy czas, włóżmy je do czystych plastikowych koszulek.

Kartki przyczepimy do przedmiotów lub półek, na których je składujemy, przy pomocy taśmy klejącej, najlepiej także czerwonej.

W wyniku naszej akcji niektóre regały i szafki są obwieszone czerwonymi kartkami jak choinki. Niech tak będzie, aż do czasu, gdy ukończymy następny etap 5S.