Próbkowanie pracy (obserwacja migawkowa)

Monitorowanie pracy urządzeń i ludzi w sposób ciągły jest zbyt kosztowne, jeśli mamy do czynienia z pracą zróżnicowaną i w niewielkim stopniu powtarzalną. W takiej sytuacji optymalna jest technika próbkowania pracy, przy pomocy której można tanio zmierzyć proporcje czasu, przez jaki urządzenia i ludzie znajdują się w określonym stanie aktywności.

Informacje o proporcjach czasu różnych stanów aktywności mają wielorakie zastosowania, np.:

• pozwalają szybko wychwycić problemy organizacji pracy, jakości, kosztów itp.,
• stanowią dobrą podstawę do obliczania standardowych czasów różnych działań,
• stanowią dobrą podstawę ekonomicznej oceny wykorzystania zasobów oraz skutków działań usprawniających.

Technika próbkowania pracy (obserwacja migawkowa) jest tak prosta, że po krótkim przeszkoleniu próbkowaniem mogą zajmować się pracownicy nadzoru bezpośredniego, a także same osoby badane. Jest to istotne dlatego, że osoby te mogą na bieżąco wprowadzać usprawnienia organizacyjne.

Jak powiedziano we wstępie, technika ta znajduje zastosowanie przy badaniu działań zróżnicowanych i mało powtarzalnych, a więc w biurach, w działach obsługi, w pracowniach specjalistów itp.

Najpierw przeczytaj ostrzeżenia.

Opis postępowania

Faza 1: Przygotowanie do badania

• sprecyzować cel badania: jakie dane chcemy uzyskać, czego mają dotyczyć,
• określić miary wyników biznesowych, z którymi zostaną powiązane wyniki badania,
• poinformować załogę o badaniu, wyjaśnić jego cele i przebieg oraz ogłosić rozpoczęcie badań; odpowiedzieć na wszystkie pytania i wyjaśnić wszystkie wątpliwości, "sprzedać" badanie.

Faza 2: Planowanie i organizacja badania

• opracować klasyfikację kategorii aktywności, które będą badane; kategorie powinny spełniać określone wymagania formalne, np. być wyczerpujące i rozłączne,
• określić przedmiot badania, np. grupę maszyn i urządzeń, pracowników wykonujących określone zadanie itp.,
• opracować formularze próbkowania oraz formularze wyników zbiorczych; potraktować je jednocześnie jako pierwszy test prawidłowości poprzednich kroków planowania,
• określić liczbę obserwacji, przy której wyniki próbkowania będą miały wymaganą wiarygodność - najlepiej na podstawie badania pilotażowego i obliczeń statystycznych,

Faza 3: Przeprowadzenie próbkowania

• wygenerować harmonogram losowych momentów próbkowania,
• przeprowadzić obserwacje i zarejestrować wyniki,

Faza 4: Opracowanie wyników

• zebrać dane surowe od osób prowadzących próbkowanie,
• przetestować losowość danych surowych (walidacja danych),
• zestawić dane w arkuszach zbiorczych i w innych zestawieniach (na ogół jeszcze przed końcowym opracowaniem dane przydają się menedżerom do różnych nie planowanych wcześniej projektów usprawnień),
• oszacować rzetelność wyników (przedziały ufności, dokładność itp.),
• przeprowadzić analizę wyników i zaprezentować ją,

Faza 5: Planowanie dalszego wykorzystania próbkowania pracy

UWAGI

• Wiarygodność standardu: W zasadzie można osiągnąć każdy wymagany stopień precyzji, który zależy od liczby obserwacji. Walidacja metody przez porównanie z wynikami metody ciągłego monitoringu pracy wykazuje bardzo wysoką wiarygodność techniki próbkowania pracy.
• Punkt kontrolny: Chociaż opracowanie planu badania jest proste, warto ustawić punkt kontrolny na końcu procesu opracowania formularzy.

Przykłady arkuszy do rejestrowania obserwacji

1. Arkusz obserwacji jednego urządzenia/pracownika - przykład

b) Podobny arkusz, wypełniony

c) Arkusz obserwacji kilku obiektów, wypełniony

d) Arkusz z aktywnościami kodowanymi (rzadko używany rodzaj arkusza)

Przykład badania

Sytuacja: Biuro projektowe, w którym projektanci skarżą się na małą przydatność wiecznie czymś zajętych i nie dyspozycyjnych techników.

Plan: Zastępca szefa pracowni wspólnie z projektantami i technikami zaproponowali klasyfikację aktywności techników oraz opisali, co należy rozumieć pod nazwami tych kategorii (opracowanie, archiwizowanie, porządkowanie dokumentów i danych, "drobiazgi" itd.).

Przeprowadzono badanie pilotażowe. Fragment (ok. połowę) arkusza obserwacji przedstawia poniższa tabela:

Kierownictwo pracowni przystało na propozycję, aby wymagać typowej dokładności względnej pomiaru, tzn. 10% przy poziomie ufności 0,95. Uznano także, że najkrócej trwającą czynnością, której prawdopodobieństwo trzeba uchwycić z tą dokładnością są "Drobiazgi", czyli drobne, lecz konieczne czynności. W badaniu pilotażowym czynności te zajęły 8,81% czasu, więc przyjęto, że najmniejsze "chwytane" prawdopodobieństwo ma wynosić 0,088.

Obliczono liczbę obserwacji, niezbędną dla uzyskania wymaganej dokładności. Przyjęto więc:

'
wymagana dokładność             s=0,1  (10%)
wymagane prawdopodobieństwo     p=0,088
poziom istotności            alfa=0,05  (1 - poziom ufności= 1 - 0,95)

Dla alfa=0,05 współczynnik z=1,96, co można odczytać z tablic rozkładu normalnego skumulowanego, bądź obliczyć.

Niezbędną liczbę obserwacji obliczono korzystając z formuły:

N=(z/s)^2 * (1-p)/p = 3981

Kierownictwo uznało, że najbliższym typowym miesiącem pracy jest wrzesień, w którym można wykorzystać pełne 4 tygodnie na badanie. Zaplanowano więc:

'
techników                  8
rund obserwacji dziennie  25
dni w miesiącu            20
------------------------------
iloczyn powyższych      4000

UWAGA: Wszystkie potrzebne obliczenia można przeprowadzić przy pomocy Kalkulatora warunkków próbkowania, który można znaleźć w rozdziale Narzędzia.

Badanie przeprowadził zastępca kierownika pracowni. Zebrał w sumie 3968 obserwacji. Przy pomocy techniki podobnej do próbkowania sprawdzono, że dane zostały zebrane losowo (jest na to odpowiedni test).

Uzyskane wyniki przedstawia zestawienie zbiorcze oraz sporządzony na jego podstawie wykres:

Ilustracja

Wyniki przykładowego próbkowania pracy

Wnioski:

1. Bardzo dużo czasu zajmuje technikom porządkowanie dokumentacji i danych oraz archiwizowanie. Należałoby rozważyć inwestycję w urządzenia biurowe bądź komputerowe ułatwiające te zadania.
2. Prace konieczne (te opisane legendą pogrubioną) mają swoje apogeum na początku miesiąca oraz pod koniec przedostatniego tygodnia.

Początek miesiąca zazwyczaj wypełniony jest uzupełnieniami i poprawkami do dokumentacji oddanej w terminie do końca poprzedniego miesiąca oraz porządkami.

Pik w pobliżu 22-23 dnia powodowany jest "gonieniem", aby zapracować na premię. Następuje po nim załamanie w miesiącach, w których właśnie wtedy pracownicy dochodzą do wniosku, że nie zdążą w terminie i że nie otrzymają premii.

Opracowanie błędów: Można łatwo sprawdzić błąd bezwzględny ocen zbiorczych oraz przedziały ufności przy pomocy wspomnianego kalkulatora.