Wydaje się, że kanał RSS ze strony http://dialogbulletin.eu/pl/blog/feed został uszkodzony w wyniku błędu "junk after document element%" w linii 163.

Ogłoszenie

Uwaga: Portal jest przygotowywany do generalnego remontu. W związku z tym nie da się obecnie zakładać nowych kont. Prosimy o cierpliwość.

Wprowadzenie do Business Process Improvement

 

Powstanie BPI

Metoda Business Process Improvement (BPI) została opracowana w firmie Ernst & Joung i opisana przez H. J. Harringtona [1], Międzynarodowego Doradcę d/s Jakości piastującego m. in. funkcje prezydenta Międzynarodowej Akademii Jakości, honorowego doradcę Chińskiego Stowarzyszenia Sterowania Jakością, prezydenta i przewodniczącego Amerykańskiego Stowarzyszenia Sterowania Jakością, honorowego prezydenta Organizacji Sterowania Jakością Azji i Pacyfiku.

Podstawowe definicje

PROCES: Czynność lub grupa czynności, które rozpoczynają się od pobrania czegoś na wejściu, dodają do tego wartości (przetwarzają) a następnie dostarczają to coś (rezultat) wewnętrznemu lub zewnętrznemu klientowi. Proces zużywa zasoby organizacji aby zapewnić określone rezultaty.

PROCES PRODUKCJI: Każdy proces angażujący fizycznie hardware (przedmioty) i software (informacje, wiedzę), które podlegają przetwarzaniu z przeznaczeniem dla zewnętrznego klienta; proces produkcji dostarcza swój produkt do miejsca pakowania/załadunku. Przewóz produktów i ich dystrybucja nie należą do procesu produkcji.

Przykłady: wytwarzanie komputerów, przetwórstwo żywności dla potrzeb masowego konsumenta, rafinacja paliw płynnych, przerabianie żelaza na stal.

PROCES BIZNESOWY: Każdy proces tworzenia usług oraz każdy proces wspierający procesy produkcji. Proces biznesowy składa się z połączonych logicznie zadań, w których wykorzystuje się zasoby organizacji aby zapewnić określony rezultat wspierający cele organizacji. Przykłady: Sporządzanie zamówień, projektowanie zmian, wynagradzanie, projektowanie procesu produkcji.

FUNKCJA: Grupa realizująca określoną część procesów biznesowych. Typowe funkcje to marketing i sprzedaż, rachunkowość, projektowanie i rozwój, zakupy i zapewnienie jakości.

SYSTEM: Punkty kontrolne stosowane w procesie aby upewnić się (sprawdzić), czy przebiega on wydajnie i skutecznie.

Podstawowe przesłanki metody BPI

  • W każdej organizacji codziennie realizuje się setki procesów biznesowych. Na ogół około 80% z nich to procesy powtarzalne, wykonywane regularnie w podobny sposób. Tego rodzaju procesami można i powinno się sterować (kontrolować) podobnie jak steruje się procesami produkcji.
  • Dzisiaj sam proces produkcji, technika i technologia wytwarzania, nie decydują o powodzeniu w biznesie. Decyduje o nim zarządzanie, nakładające punkty kontrolne i techniki sterowania (sprzężenia zwrotnego) do wszystkich działań odbywających się w firmie i biorące pod uwagę organizację jako całość, jako kompleks powiązanych ze sobą procesów.

Ogólne określenie BPI

Business Process Improvement (BPI) można określić jako metodę ulepszania procesów wspierających produkcję i świadczenia usług, wykorzystującą dorobek praktyczny z zakresu diagnostyki procesów i kierowania zmianami organizacyjnymi oraz zestaw specjalnie zmodyfikowanych narzędzi Praktycznej Inżynierii Przemysłowej.

Jedną z charakterystycznych cech BPI jako metody ulepszania zarządzania jest jej koncentracja na procesie a nie na strukturze organizacyjnej. Różnicę tę można ukazać za pomocą następującego zestawienia:

Koncentracja na organizacji

Koncentracja na procesie

Problem stanowią pracownicy

Zatrudnieni

Wykonywanie mojej pracy

Rozumienie mojej pracy

Ocenianie osób

Zmienienie osób

Zawsze mogę znaleźć lepszego pracownika

Motywowanie ludzi

Kontrolowanie pracowników

Nie ufać nikomu

Kto popełnił błąd?

Korygowanie błędów

Sterowanie dół-góra (struktury organizacyjnej)

Proces stanowi problem

Ludzie

Sprawianie, aby rzeczy zostały wykonane

Wiedza o tym, w jaki sposób moja praca daje wkład do całości procesu

Mierzenie i ocenianie procesu

Zmienianie procesu

Zawsze mogę ulepszyć proces

Usuwanie barier

Rozwijanie ludzi

Jesteśmy razem w tym wszystkim

Kto pozwolił, aby pojawił się błąd?

Redukowanie wariancji

Sterowanie przez klienta

Jakość procesu i ulepszanie procesu

Procesy biznesowe wymagają ulepszania, gdyż w typowej organizacji proces pracy przebiega „w poprzek” pionowej struktury organizacyjnej, co powoduje, że w wielu miejscach pojawiają się luki, nakładanie się czynności, nadmiar czynności kontrolnych itp., zjawiska pogarszające jakość procesów.

Jakość procesu biznesowego definiuje się na dwa sposoby. Po pierwsze - jako cele procesu ulepszania:

Trzy cele (ang. objectives) BPI:

  • podnieść skuteczność procesów - aby produkowały pożądane rezultaty,
  • podnieść wydajność procesów - aby oszczędniej zużywały zasoby,
  • podnieść elastyczność procesów - aby lepiej adaptowały się do zmian wymagań klientów i biznesu.

Drugie określenie odpowiada na pytanie, czym charakteryzuje się dobrze zdefiniowany i dobrze zarządzany proces

Dobrze zdefiniowany i dobrze zarządzany proces to taki, który:

a) ma kogoś, kto jest odpowiedzialny za sprawny przebieg procesu, kto dba, aby proces był skuteczny, wydajny i elastyczny, aby produkował pożądane rezultaty; osoba taka nazywana jest właścicielem procesu (process owner),

b) ma dobrze zdefiniowane granice (zakres),

c) ma dobrze zdefiniowane wewnętrzne połączenia i odpowiedzialność,

d) ma udokumentowane zadania, procedury i wymagania szkoleniowe,

e) ma instrumenty pomiaru i kontroli (punkty kontrolne) umieszczone w miejscach bliskich wykonywanym działaniom,

f) ma instrumenty pomiaru zorientowane na wymagania klienta oraz wartości docelowe (określone wyniki, jakie należy uzyskać, targets),

g) ma znany czas cyklu,

h) ma sformalizowane procedury zmian,

i) ma w sobie wiedzę o tym, jak dobry może być (benchmarks).

Cel BPI

Głównym celem realizacji BPI w przedsiębiorstwie jest zapewnienie, aby w organizacji zachodziły procesy biznesowe które:

  • eliminują błędy,
  • redukują opóźnienia,
  • maksymalizują wykorzystanie aktywów,
  • promują rozumienie biznesu,
  • są łatwe do prowadzenia,
  • są przyjazne dla klienta,
  • adaptują się do zmiennych wymagań klienta,
  • wyposażają organizację w przewagę konkurencyjną,
  • redukują nadmiar pracy

-------------------------

[1] Harrington H. J., Business Process Improvement. The Breakthrough Strategy for Toatal Quality, Productivity and Competitiveness, MaGraww-Hill, Inc. 1991

Zastosowania: