Wskaźnik operacyjny procesu biznesowego

Wskaźniki operacyjne większości procesów biznesowych są niezmiernie niskie. Nie należy jednak wyciągać z tego pochopnych wniosków.

Dwa rodzaje wskaźników operacyjnych

Wskaźnik operacyjny (ang. operation rate, operating rate) stanowi miarę wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa. W praktyce stosowane są dwa rodzaje wskaźnika operacyjnego.

Pierwszy mierzy stopień wykorzystania zasobów z punktu widzenia pracy ludzi i urządzeń. Najczęściej jest to po prostu stopień wykorzystania zdolności produkcyjnych (tzw. factory operation rate, factory operating rate).

Drugi mierzy stopień wykorzystania zasobów z punktu widzenia przetwarzanego materiału bądź informacji (ew. dokumentu), czyli w perspektywie processing (patrz. schemat blokowy dla przykładu). Najczęściej stosowanym wskaźnikiem tego rodzaju jest stosunek czasu elementów procesu przynoszących wartość dodaną do całkowitego czasu przerobu.

Przykład

Poniższy przykład ilustruje metodę pomiaru wskaźnika operacyjnego drugiego rodzaju. Pomiar przeprowadzono w celu oceny opłacalności uwolnienia części wydatków NIEPLANOWANYCH, ponoszonych przez kierowników wydziałów spod kontroli kontrolera budżetu.

Pomysł był prosty: skoro zatwierdzanie nieplanowanych wydatków angażuje pracę biurową oraz dramatycznie opóźnia zaopatrzenie w rzeczy niezbędne, choć nieprzewidziane, to może wyposażyć kierowników w rezerwę, którą dysponowaliby samodzielnie, bez potrzeby zgłaszania wydatków kontrolerowi.

Pomiar

Ilustracja

Zestawienie czasu elementów procesu zatwierdzania dokumentu

UWAGI

1. W powyższym przykładzie operacja kontrolera trwa 1 minutę, natomiast cały proces trwa 3424 minuty. Wskaźnik operacyjny wynosi więc 1/3424=0,043%. Jest to typowy rząd wielkości wskaźnika dla procesów biznesowych. W procesach produkcyjnych wskaźnik ten jest znacznie wyższy, w typowych przypadkach waha się w szerokich granicach 0,1% - 70%.
2. Niska wartość wskaźnika operacyjnego sama w sobie nie może być wystarczającym powodem dla wprowadzania radykalnych zmian w procesie. Należy bowiem zwrócić uwagę na to, że przez prawie każde stanowisko pracy biurowej przechodzi wiele procesów. Długie czasy oczekiwania spraw w toku mają głębszą przyczynę, a zazwyczaj wskaźnik operacyjny pierwszego rodzaju (tzn. wskaźnik wykorzystania czasu pracy przez pracowników) nie jest niski.

Dalszy ciąg przykładu

Mimo ewidentnej potrzeby upoważnienia kierowników do samodzielnego dokonywania drobnych zakupów nieplanowanych pomysł nie został zrealizowany. Odmówili kierownicy, którzy nie chcieli wziąć na siebie odpowiedzialności za samodzielne zatwierdzane takich zakupów, chociaż nie wymagano od nich nawet uzasadniania - wystarczyć miało oświadczenie (konieczne z uwagi na spójność systemu księgowania), że zakupów dokonali zgodnie z potrzebami oraz ze swoją najlepszą wolą i wiedzą.